Mudah Merancang Sistem

Kebingungan mengenai apa dan bagaimana, pada umumnya melanda sebagian besar mahasiswa yang diharuskan membangun sebuah aplikasi berbasis komputer sebagai tugas akhir perkuliahan. Metode-metode perancangan sistem yang diajarkan pada umumnya baru pada tahap konsep, belum menyentuh praktisnya.

Kebingungan mengenai apa dan bagaimana, pada umumnya melanda sebagian besar mahasiswa yang diharuskan membangun sebuah aplikasi berbasis komputer sebagai tugas akhir perkuliahan. Metode-metode perancangan sistem yang diajarkan pada umumnya baru pada tahap konsep, belum menyentuh praktisnya. Hal mendasar yang menjadi kendala adalah ketidaktahuan mahasiswa terhadap proses bisnis yang akan menjadi garapan tugas akhirnya. Sering terjadi mahasiswa tidak memahami titik awal terjadinya sebuah proses dan dimana akhirnya, bahkan untuk menggambarkan bagan alir mengenai sistem yang sedang berjalan pun tidak mampu. Mahasiswa dengan latar belakang seorang pekerja memiliki pemahaman yang relatif lebih baik dibandingkan dengan mahasiswa murni.
Metode analisa dan perancangan system yang banyak ditulis adalah metode yang akan dengan mudah dicerna dan dimplementasikan oleh para professional, tetapi tidak dengan mereka yang baru belajar. Hanya untuk mengetahui kegiatan apa saja yang dapat digantikan dengan aplikasi komputer pun kesulitan. Disinilah pentingnya peran para dosen, bagaimana memberikan pembekalan kepada para mahasiswanya agar siap pakai dan siap untuk bersaing di pasar tenaga kerja.
Bagaimana mengetahui apakah sebuah aktifitas dapat dijadikan sebagai obyek untuk implementasi atau praktek analisa dan perancangan sistem? Pada dasarnya analisa perancangan system sangat berkaitan erat dengan pengelolan basis data dan perancangannya. Dimanakah letak persamaannya? Sebuah aplikasi bebasis komputer menyimpan dan mengolah data yang memiliki karakterisitik serupa. Sebuah database dirancang dengan tabel-tabel yang berisi record, dimana field dari setiap record menyimpan data dengan karakteristik yang sama. Kesimpulannya? Aktifitas yang menghasilkan data dengan karakteristik yang sama secara berulang, memiliki potensi untuk menjadi obyek implementasi analisa dan perancangan system.
Contoh 1
Sebuah gedung perkantoran dengan banyak perusahaan yang menempati gedung tersebut, akan memiliki tingkat kunjungan tamu yang cukup tinggi. Ketika manajemen ingin mengetahui berapa banyak tamu yang berkunjung ke gedung tersebut dalam satu hari, satu minggu, atau satu bulan, bagaimana cara front office menjawabnya? Membuka buku tamu dan menghitung satu per satu tentunya. Menyulitkan dan membutuhkan waktu yang relative lama tentunya. Aha… permasalahan sudah kita dapatkan! Tahap selanjutnya adalah merancang database dan sistemnya. Data tamu yang berkunjung ke sebuah gedung perkantoran memiliki karakteristik yang sama. Tanggal Kunjungan, Jam Kunjungan, Nama Pengunjung, No. KTP, No. Kartu Tamu, Perusahaan yang dikunjungi, dan Jam Berkunjung. Dari data-data tersebut, dapat dikembangkan lagi saat perancangan basis datanya dengan berpegang pada prinsip-prinsip perancangan basis data yang baik. Paling tidak sudah didapatkan dua buah tabel sederhana, yaitu table Tamu yang menyimpan data kunjungan tamu, dan table Perusahaan yang menyimpan data perusahan yang menempati gedung tersebut.